21 Oct Comment mettre en place des process et les avantages pour ton business
Cette semaine nous allons parler process, car oui, cela peut vraiment changer les choses dans votre business niveau organisation et productivité. S’il y a bien une chose que l’on doit optimiser un maximum lorsque l’on est entrepreneure, c’est notre précieux temps, eh oui, nous avons tellement de choses à faire si chronophages que tout ce qui peut nous faciliter le quotidien est le bienvenue. Et les process peuvent clairement nous y aider.
Dans un premier temps on va voir de quoi il s’agit, puis nous verrons les avantages qu’ils offrent et enfin nous verrons comment les mettre en place.
Qu’est-ce qu’un process ?
Pour faire simple, il s’agit d’instructions avec un pas à pas pour aller d’un point A à un point B. On va tout simplement systématiser au maximum son business en classant toutes les choses, les tâches, … à accomplir.
Clairement aujourd’hui quand je fais un bilan avant/après process dans mon business je me dis tout simplement « mais Meryem pourquoi ne pas t’y être mise plutôt ? »
Quels sont les avantages des process ?
1/ Gain de temps :
Le fait d’avoir une liste de toutes les étapes à suivre va nous éviter de perdre notre temps en mode « du coup je dois faire quoi déjà maintenant ». Cela va réellement booster votre productivité et améliorer votre organisation.
2/ Tranquillité d’esprit
En tant que mompreneur, notre charge mentale est déjà assez sollicitée la pauvre, alors le fait que tout soit déjà écrit, détaillé et ordonné va libérer votre esprit et vous serez en mode zénitude !
3/ Savoir où l’on en est
Si vous êtes contrainte de vous interrompre en cours de route pendant une de vos tâches et bien vous saurez très facilement à quelle étape vous en étiez et du coup ce qu’il vous reste à faire.
4/ Quantifier votre temps
Le process va vous permettre de pouvoir évaluer plus facilement le temps que certaines tâches vous prennent, ce qui vous aidera à les caser dans votre planning en sachant exactement combien de temps il faudra leur consacrer.
5/ Faciliter le batching
Il vous sera beaucoup plus facile de batcher et donc de regrouper certaines tâches par lots (si la notion de batching ne vous parle pas trop alors je vous renvoie à mon épisode 10 où je vous parle justement de batching et je vous partage mon expérience d’entrepreneur). Donc je disais cela vous aidera à mieux regrouper vos tâches par lots puisque vous saurez exactement toutes les étapes qu’il y a à suivre.
A écouter épisode 10 : Batching bilan 3 ans après sur mon business
6/ Facilite la délégation
Eh oui, le jour où vous pourrez vous permettre de déléguer dans votre business cela sera beaucoup plus facile car vous n’aurez plus qu’à partager votre process à votre assistante virtuelle ou votre community manager. Résultat, cette personne saura exactement ce qu’elle doit faire, comment et quand le faire.
Comment mettre en place des process ?
Faire la liste de toutes les choses répétitives
Alors c’est une étape très importante où l’on va être en mode vidage de cerveau, le fameux « brainwash » comme j’aime le dire et donc il va falloir se poser et vraiment faire la liste la plus détaillée possible de toutes ces choses que vous faites de manière répétitive, donc que vous faites soit tous les jours, toutes les semaines, tous les mois…
Par exemple toutes les semaines il y aurait la programmation de vos posts pour les réseaux sociaux, donc dans ce cas il faudrait rédiger les posts, créer les visuels, par exemple pour instagram rechercher des hashtags…
Le plus important à ce stade c’est vraiment d’être le plus précise possible car plus vous allez détailler cette liste et plus vous aurez de facilité à préparer vos process.
Analyse de cette liste
Donc à ce stade et bien vous allez prendre donc la liste pour chacune de vos tâches et vous allez la décortiquer au maximum pour voir tous toutes les étapes par lesquelles vous devez passer pour aller d’un point A à un point B, comme on en parlait dans la définition du process.
Par exemple pour moi admettons pour mes épisode de podcast je vais analyser la liste de toutes les choses qu’il faut que je mette en place à partir du moment où j’ai le titre, l’idée de mon podcast jusqu’au moment où il est programmé et publié.
Alors quand je dis qu’il faut vraiment tout écrire c’est hyper important que vous me compreniez bien, j’insiste car même si certaines choses vous semblent un peu bébêtes, il ne faut vraiment pas hésiter à les noter, car c’est vraiment ce qui va vous éviter de rester à rechercher cette fameuse prochaine étape.
Pour ma part, je sais que je note tout ce qu’il faut que je fasse : rédaction de mon script de podcast, enregistrement, montage et qu’après avoir fait le montage il faut que je partage sur les réseaux sociaux, il faut que je fasse des épingles pour Pinterest, que je programme les épingles sur Pinterest voilà vraiment tout de A à Z !
Centraliser dans un outil
Et la dernière étape du coup et bien ça va être de tout centraliser dans un outil. Alors moi jusqu’à maintenant j’utilise Trello mais en ce moment je suis en train de me pencher sur Notion, bon je n’ai pas encore complètement compris tout le fonctionnement donc je suis encore à cheval en fait entre Trello et Notion. Mais bon voilà vous choisissez votre outil, à vous de voir, peu importe, le plus important étant d’être à l’aise avec cet outil et donc vous allez y centraliser touts vos process.
Alors qu’est-ce que j’entends par là ? Par exemple sur Trello vous pourriez créer un tableau process podcast et du coup eh bien vous allez mettre toutes les étapes nécessaires et ensuite, vous validez chaque étape au fur et à mesure.
Du coup, si jamais vous êtes interrompue en cours de route dans votre process vous n’aurez plus qu’à jeter un œil à votre tableau et vous saurez exactement ce qu’il vous restait à faire. Par exemple vous vous êtes interrompue au moment où vous deviez créer vos épingle Pinterest eh bien vous allez savoir que c’est ce qu’il vous reste à faire, que c’est la prochaine étape à valider.
Voilà donc les étapes pour mettre en place les process. Alors évidemment rien n’est figé, il y a des choses que vous allez rajouter et d’autres que vous allez supprimer, cela reste bien évidemment modifiable, mais le plus important étant de vous simplifier au maximum et de systématiser comme je vous le disais au maximum avec vos process, afin de gagner le plus de temps possible et d’améliorer votre organisation. Le temps c’est vraiment quelque chose de très très précieux quand on est entrepreneure donc plus on peut l’optimiser et mieux l’on se porte !
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